Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Stołeczna Policji

ZASÓB ARCHIWALNY

Archiwum Komendy Stołecznej Policji posiada w swoim zasobie dokumentację niearchiwalną oraz materiały archiwalne byłej Komendy Wojewódzkiej Milicji Obywatelskiej, Komendy Stołecznej Milicji Obywatelskiej, Stołecznego Urzędu Spraw Wewnętrznych obejmujące lata 1955-1990 oraz materiały komórek i jednostek organizacyjnych Komendy Stołecznej Policji. Działalność archiwalna prowadzona jest również w składnicach akt funkcjonujących w jednostkach organizacyjnych Komendy Stołecznej Policji oraz registraturach komórek organizacyjnych komendy.

Zgodnie z ustawą o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu z dnia 18 grudnia 1998 roku materiały jednostek Milicji Obywatelskiej za okres do dnia 14 grudnia 1954 r oraz innych organów bezpieczeństwa państwa w rozumieniu ustawy, w tym Służby Bezpieczeństwa, pozostają we właściwości Instytutu Pamięci Narodowej.

Dokumentacja powstająca w toku działania jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych, ze względu na wartość uzasadniającą potrzebę trwałego lub czasowego jej przechowywania, kwalifikowana jest do kategorii „A” lub „B”. Do kategorii „A” zalicza się dokumentację posiadającą znaczenie historyczne. Dokumentacja ta stanowi część składową narodowego zasobu archiwalnego i nosi nazwę materiałów archiwalnych. Materiały archiwalne przechowywane są trwale i nie podlegają brakowaniu. Do kategorii „B” zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI

Zgodnie z Zarządzeniem nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP nr 16 poz. 95 z póżn. zm) jednym z zadań Archiwum Komendy Stołecznej Policji jest udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej. Poza procedowaniem udostępnień akt do celów służbowych (np. Policji, MSWiA) oraz na rzecz prokuratorów, sądów, ABW i innych uprawnionych podmiotów, udostępnienia realizowane są w związku z wnioskami innych podmiotów oraz osób fizycznych. W przypadku materiałów stanowiących dokumentację niearchiwalną udostępnienie następuje poprzez:

1) umożliwienie podmiotom zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;

2) przekazanie podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;

3)  przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;

4) wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

 

Formy złożenia wniosku

Wniosek skierowany do Archiwum Komendy Stołecznej Policji powinien mieć postać sformalizowaną i może zostać złożony:

1.  w tradycyjnej formie pisemnej, listownie na adres:

• Naczelnik Wydziału Ochrony Informacji Niejawnych i Archiwum Komendy Stołecznej Policji, ul. Nowolipie 2, 00–150 Warszawa,
• osobiście – w siedzibie Komendy Stołecznej Policji, ul. Nowolipie 2, 00-150 Warszawa,

2. w formie elektronicznej - za pośrednictwem ePUAP  - adres strony internetowej www.epuap.gov.pl

WAŻNE!

Szczegółowe informacje w zakresie przyjmowania i obsługi dokumentów elektronicznych znajdują się z zakładce Elektroniczna Skrzynka Podawcza na stronie BIP KSP.

Zgodnie z art. 63 § 3a Kodeksu postępowania administracyjnego podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno:

1. być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo   podpisem osobistym, lub uwierzytelniane w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej,
2. zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym
   w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.                                                                                                                           Ponadto, powinno zawierać adres elektroniczny wnoszącego podanie.

Podanie podlega ocenie organu administracji publicznej, który po sprawdzeniu jego kompletności oraz właściwej formy, bada uprawnienie wnioskodawcy do uzyskania żądanego zakresu danych. W przypadku pozytywnego sprawdzenia, dane podlegają udostępnieniu. Odpowiedź organu, podobnie jak zapytanie, może zostać udzielona zarówno w formie pisemnej, jak i w formie dokumentu elektronicznego. Decydujące w tym zakresie pozostaje żądanie wnioskodawcy.

 

Wymogi formalne wniosku

Zgodnie z art. 63 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2021 r., poz. 735) – podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Materiały archiwalne pozostające w zasobie Archiwum Komendy Stołecznej Policji udostępnia się na zasadach określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 roku w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących
się w archiwach wyodrębnionych, z kolei udostępnienie akt stanowiących dokumentację niearchiwalną następuje na zasadach określonych w Zarządzeniu nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 roku w sprawie wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji.

Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji
   – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba  prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
3. wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą (zasadnym jest wskazanie cenzury czasowej, zasięgu terytorialnego),
4. określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz wskazanie proponowanego sposobu udostępnionych materiałów,
5. upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w pkt 1 i 2.

Dodatkowo do wniosku dotyczącego udostępnienia materiałów dla celów naukowo-badawczych zasadnym jest dołączenie:

• zgłoszenia zaświadczenia z uczelni
• oraz wskazanie tematu i zakresu pracy naukowej.

Natomiast do wniosku o udostępnienie dokumentów dotyczących zmarłej osoby najbliższej lub zmarłej osoby spokrewnionej dodatkowo należy złożyć:

• dokumenty potwierdzające śmierć tej osoby czyli odpis zupełny aktu zgonu, postanowienie sądu o uznaniu za zmarłego lub stwierdzeniu zgonu,
• dokumenty potwierdzające stopień pokrewieństwa lub powinowactwa z osobą zmarłą czyli odpowiednie odpisy aktów stanu cywilnego dokumenty stwierdzające tożsamość lub ich uwierzytelnione kopie.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (art. 64 § 1 Kpa).

Do udostępniania akt zastosowanie mają miedzy innymi przepisy ustawy o Policji i przepisy wykonawcze, przepisy o ochronie informacji niejawnych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie danych osobowych.

Udostępnianie materiałów archiwalnych reguluje Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 r. (Dz.U. 2011 Nr 196, poz. 1161) wydane na podstawie art. 17 ust 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.